Privacy Policy

La présente politique de confidentialité a pour objectif d'informer les utilisateurs des sites ajitix.be et doorz.be ainsi que de la plateforme de gestion doorz.be (ci-après la « Plateforme ») de la manière dont leurs données personnelles sont collectées, utilisées et protégées, conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données (RGPD).

1. Data controller

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via les sites ajitix.be et doorz.be ainsi que via la Plateforme est :

Ajitix

Place of business: Belgium

BCE : 1030.049.136

Email : ali@ajitix.be

2. Personal data collected

2.1. Via contact forms

Dans le cadre de l'utilisation des sites, et notamment via les formulaires de contact, Ajitix est susceptible de collecter les données personnelles suivantes :

• nom
• email address
• phone number (optionnel)
• contenu du message
• IP address
• page d'origine de la demande
• date et heure de l'envoi

2.2. Via the doorz.be Platform

Pour les utilisateurs de la Plateforme, Ajitix collecte également :

• prénom et nom
• email address professionnelle
• mot de passe (stocké sous forme hashée)
• informations de session (IP address, User-Agent, date de connexion)
• journaux d'actions sur la Plateforme à des fins de sécurité

2.3. Données de l'entreprise cliente (pour website creation)

Dans le cadre de l'exécution du contrat de création de site vitrine, Ajitix collecte les données suivantes relatives à l'entreprise du client :

• nom commercial de l'entreprise
• numéro d'entreprise et/ou VAT number (optionnel)
• adresse postale complète (rue, code postal, ville, région, pays)
• coordonnées géographiques (latitude, longitude) pour la carte de localisation
• phone number professionnel
• email address professionnelle de contact
• liens vers les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, WhatsApp, etc.)
• horaires d'ouverture
• liste des services et tarifs

Ces données sont nécessaires à l'exécution du contrat (création et fonctionnement du site vitrine) et sont affichées publiquement sur le site du client, conformément à sa demande.

Aucune donnée sensible within the meaning of the GDPR (telles que données de santé, opinions politiques ou croyances religieuses) n'est collectée.

3. Purposes of processing

Les données personnelles collectées sont utilisées exclusivement pour les finalités suivantes :

3.1. For contact forms

• répondre aux demandes envoyées via le formulaire de contact
• assurer le suivi des échanges avec les utilisateurs
• garantir la sécurité des sites et prévenir les abus ou utilisations frauduleuses

3.2. For the doorz.be Platform

• créer et gérer le compte utilisateur
• permettre l'accès aux fonctionnalités de la Plateforme
• gérer les sessions d'authentification et assurer la sécurité des comptes
• conserver des journaux d'actions à des fins de sécurité et de traçabilité

Les données ne sont jamais utilisées à des fins de prospection commerciale non sollicitée.

4. Legal basis for processing

The processing of personal data is based on :

• The user's consent for submitting the contact form
• The performance of the contract for managing user accounts on the doorz.be Platform
• Ajitix's legitimate interest in responding to received requests and ensuring the security of its services

5. Hosting and subcontracting

Les données personnelles sont hébergées et traitées à l'aide de prestataires techniques agissant en tant que sous-traitants, notamment :

• des services d'hébergement cloud situés dans l'Union européenne
• des services de messagerie nécessaires à l'acheminement et à la gestion des réponses

Ajitix s'assure que ces prestataires présentent des garanties suffisantes en matière de sécurité et de conformité au RGPD.

No data transfer outside the European Union is carried out. Should this change, Ajitix would ensure appropriate safeguards are in place in accordance with the GDPR.

6. Retention period

6.1. Contact messages

Les données collectées via les formulaires de contact sont conservées pour une durée maximale de 12 mois à compter de leur réception, sauf obligation légale contraire ou nécessité de suivi prolongé de la demande.

6.2. User accounts (Platform)

Les données des comptes utilisateurs sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis 3 ans après la suppression du compte ou la fin de l'accès, conformément aux délais de prescription légaux.

6.3. Security logs

Les journaux d'actions et de sessions sont conservés pour une durée maximale de 12 mois à des fins de sécurité et de détection d'anomalies.

7. Data security

Ajitix implements appropriate technical and organizational measures afin de garantir la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des données personnelles, notamment :

• data access control
• logical data separation per tenant
• secure communications (HTTPS)
• access limited to authorized personnel only

Passwords are stored as irreversible hashes. They are never accessible in plain text, including by Ajitix.

Security logs are used solely for security purposes, anomaly detection, and fraud prevention.

8. User rights

In accordance with the GDPR, each user has the following rights :

• droit d'accès à ses données personnelles
• right to rectification
• droit à l'effacement
• droit à la limitation du traitement
• droit d'opposition
• Right to data portability (receive data in a structured format)

These rights may be exercised at any time by sending a request to : ali@ajitix.be

The user also has the right to file a complaint with theData Protection Authority (DPA) in Belgium : https://www.autoriteprotectiondonnees.be.

9. Données traitées pour le compte des clients d'Ajitix

Ajitix propose également une plateforme technique permettant à ses clients de gérer les messages reçus via leurs propres sites internet.

Dans ce cadre, Ajitix agit en qualité de sous-traitant, les clients demeurant responsables du traitement des données collectées via leurs sites respectifs.

Toute demande relative à ces données doit être adressée directement au client concerné.

10. Cookies

The websites ajitix.be et doorz.be may use different types of cookies to ensure proper functioning and improve user experience.

Some cookies are strictly necessary for the operation of the websites (security management, sessions, language). These cookies do not require prior user consent.

The doorz.be Platform uses technical cookies necessary for authentication and user session management.

Other cookies (audience measurement, third-party services) may be used subject to the user's prior consent in accordance with applicable regulations.

The user may at any time accept or refuse non-essential cookies via the cookie management banner or their browser settings. Disabling technical cookies may affect the proper functioning of the Platform.

For more details, see the Cookie Policy.

11. Policy modification

Ajitix reserves the right to modify this policy de confidentialité at any time afin de l'adapter aux évolutions légales, réglementaires ou techniques.

The applicable version is the one published on the website au moment de la consultation.

12. Contact

Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou à la présente politique de confidentialité, vous pouvez contacter :

Ajitix

📧 ali@ajitix.be